Bevor Sie die KiwiHR- und DATEV-Verbindung herstellen, bereiten Sie Ihre Integration in DATEV vor.
In diesem Artikel:
Herstellung der KiwiHR <> DATEV Verbindung
1. Gehen Sie als Administrator zu Einstellungen > Konfiguration > Integrationen/Apps > DATEV.
2. Klicken Sie unter Verbindungen auf + Neue DATEV-Instanz verbinden
3. Geben Sie im DATEV-Verbindungseinrichtungsfenster den Verbindungsnamen ein, der zur Unterscheidung dieser Verbindung von anderen verwendet wird. Es kann zum Beispiel der Name des Unternehmens oder der juristischen Person sein.
4. Drücken Sie Verbinden, um den DATEV-Connector zu öffnen und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um eine Verbindung mit Ihrer DATEV LODAS- oder Lohn und Gehalt-Instanz herzustellen.
5. Sobald Sie den DATEV-Connector verlassen und zu KiwiHR zurückkehren, drücken Sie Integration einrichten im Modal und warten Sie, bis die Verbindung hergestellt ist. Der Vorgang kann bis zu mehrere Minuten dauern. Sie können entweder warten, bis die Verbindung hergestellt ist, oder das Fenster schließen und zu Apps/DATEV zurückkehren.
6. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden Sie aufgefordert, Mitarbeiter zuzuweisen und die Datensätze von Mitarbeitern, Abwesenheitstypen und Vergütungstypen zwischen KiwiHR und DATEV abzugleichen.
Abgleich der Daten zwischen KiwiHR und DATEV
Mitarbeiter
⚠️ Wichtige Information: Mitarbeiterlisten zwischen DATEV und KiwiHR werden nicht automatisch synchronisiert. Um eine Verbindung herzustellen, muss der Mitarbeiter zuerst sowohl in KiwiHR als auch in DATEV hinzugefügt und dann in KiwiHR abgeglichen werden.
1. Drücken Sie auf der Registerkarte Mitarbeiter (oder im zweiten Schritt beim Erstellen der Verbindung) auf Mitarbeiter zuweisen und wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Daten Sie mit der DATEV-Instanz synchronisieren möchten. Sie können auch ganze Teams oder Standorte auswählen. Sobald Sie die Mitarbeiter ausgewählt haben, drücken Sie Zuweisen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
2. Ordnen Sie die ausgewählten Benutzer den Benutzern aus DATEV zu, indem Sie den DATEV-Benutzer aus dem Dropdown-Menü neben dem zugewiesenen Mitarbeiter auswählen.
3. Sie können die Liste der zugewiesenen Mitarbeiter bearbeiten, indem Sie auf Zuweisungen bearbeiten drücken und die Änderungen durch Drücken von Zuweisen bestätigen
Abwesenheitstypen
1. Wählen Sie auf der Registerkarte Abwesenheit (oder im dritten Schritt beim Erstellen der Verbindung) die entsprechenden DATEV-Abwesenheitstypen aus den Dropdown-Listen neben jedem KiwiHR-Typ aus und geben Sie den korrekten Lohnartcode an. Abwesenheitstypen ohne Lohnartcode oder DATEV-Abwesenheitstyp werden nicht an DATEV gesendet.
Vergütungstypen
⚠️ Wichtige Information: Bitte beachten Sie, dass in der aktuellen Version der KiwiHR ↔ DATEV-Integration einige Einschränkungen bezüglich der an DATEV gesendeten Vergütungsdatensätze bestehen:
Zusätzliche Vergütungsarten werden noch nicht unterstützt (nur Grundgehalt)
Wöchentliche und Jährliche Vergütungsfrequenzen werden nicht unterstützt (nur Stündlich und Monatlich.
Änderungen des Grundgehalts während des Monats werden nicht unterstützt, das Gehalt muss ab dem ersten Tag des Monats aktualisiert werden
Es werden nur Vergütungen in der Währung EUR unterstützt.
1. Geben Sie auf der Registerkarte Vergütungen (oder im vierten Schritt beim Erstellen der Verbindung) die korrekten Lohnartcodes und Festbezugsid für die Grundgehaltsdatensätze an. Vergütungsarten ohne Festbezugsid oder Lohnartcode werden nicht an DATEV gesendet.
Datenaustausch mit DATEV-Instanz
Erstellen einer Lohnabrechnung
1. Gehen Sie zu Gehaltsabrechnung > Lohnabrechnungen und klicken Sie dann auf Neue Lohnabrechnung.
2. Wählen Sie unter Abrechnungszeitraum den Monat aus, für den Sie die Daten sammeln möchten.
3. Wählen Sie Zahlungsdatum und Genehmiger unter den Benutzern mit der Zugriffsebene Gehaltsabrechnungsverwaltung aus.
4. Drücken Sie Hinzufügen.
Senden von Daten an DATEV
1. Drücken Sie die DATEV-Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie An DATEV senden.
2. Wählen Sie im Modal die DATEV-Verbindung aus der Liste aus.
3. Sie können die Dateien, die an DATEV gesendet werden, herunterladen, indem Sie auf DATEV-Dateien herunterladen drücken, oder drücken Sie An DATEV senden, um die Dateien direkt an die DATEV-Instanz zu senden.
Abrufen von Gehaltsabrechnungen von DATEV
1. Drücken Sie die DATEV-Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie Gehaltsabrechnungen importieren
2. Wählen Sie im Modal die DATEV-Verbindung aus der Liste aus
3. Sie können die Gehaltsabrechnungsdateien manuell von DATEV über die Option Gehaltsabrechnungen herunterladen herunterladen oder Gehaltsabrechnungen importieren drücken, um die Dateien von DATEV abzurufen und unter den Mitarbeitern zu verteilen
