Gehe zu Einstellungen / Konfiguration / Abwesenheit - Regelungen

Mit KiwiHR möchten wir Ihnen die Verwaltung Ihrer Abwesenheitsregelungen erleichtern, ohne die Komplexitäten der einzelnen Regelungen zu sehr zu vereinfachen. Zu diesem Zweck haben wir ein Formular erstellt, das Sie einen nach dem anderen durch alle notwendigen Schritte führt, damit Sie die besten Regelungen erstellen und diese Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern je nach deren Verträgen zuordnen können. Sie können so viele Abwesenheitsarten erstellen, wie Sie möchten, und diese einer beliebigen Anzahl von Abwesenheitsregelungen zuweisen.

1. Wenn Sie zunächst eine andere Art von Regelung als die vier Standardregelungen erstellen möchten, können Sie dies unter Einstellungen > Konfiguration > Abwesenheit > Abwesenheitsarten tun.

2. Um dann die Regeln für eine Abwesenheitsregelung zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Abwesenheit > Abwesenheitsregelungen.

Wenn Sie die Abwesenheitsregelung zum ersten Mal öffnen, ist die Seite leer.

1. Wenn Sie Ihre erste Abwesenheitsregelung erstellen möchten, klicken Sie auf Regelungen hinzufügen.

2. Geben Sie der Regelung einen Namen und klicken Sie auf Hinzufügen.

Jede Abwesenheitsregelung kann beliebig viele Regeln enthalten, um sich an die Bedürfnisse Ihres Mitarbeiters anzupassen.

3. Klicken Sie zunächst auf + Abwesenheitsregel hinzufügen.

Wählen Sie aus, welche Abwesenheitsregelung Sie erstellen möchten: Urlaub, Krank, Homeoffice, Parental leave oder eine der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Abwesenheitsarten.

Wenn Sie die Abwesenheitsart ausgewählt haben, klicken Sie auf der rechten Seite auf Weiter.

📌 Alle Abwesenheitsarten haben dieselbe Anzahl von Optionen, mit Ausnahme von Überstundenabbau: Hier gibt es anstelle eines Anspruchs Überstunden.

Wenn Sie eine Regelung festgelegt haben, wird eine Übersicht mit wichtigen Informationen angezeigt.

Mit dem Dropdown-Menü können Sie wählen zwischen:

⚠️ Wenn Sie Beschränkt anstelle von Unbeschränkt wählen, werden die Einstellungen Verwendungszeitraum und Ansammlungsfrequenz angezeigt.

Der Anspruch wird nicht standardmäßig vergeben, sondern vom Mitarbeiter durch Überstunden verdient. Diese Einstellung ist nur für Überstundenabbau verfügbar.

Wählen Sie den Ansammlungszeitraum von Januar bis Dezember, von Juni bis Mai oder erstellen Sie einen benutzerdefinierten Ansammlungszeitraum.

Der Ansammlungszeitraum definiert den Referenzzeitraum für das Erlangen eines Anspruchs. Mit dem Dropdown-Menü können Sie wählen zwischen:

Der Verwendungszeitraum definiert den Zeitraum, in dem der angesammelte Anspruch genutzt werden kann. Mit dem Dropdown-Menü können Sie wählen zwischen:

Die Ansammlungsfrequenz definiert, wann der Anspruch gewährt wird.

Setzen Sie ein Häkchen im Kästchen, damit die Abwesenheit in der Arbeitszeit widergespiegelt wird.

Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden Abwesenheitsanträge bei der Berechnung des Arbeitszeitsaldos eines Mitarbeiters im relevanten Zeitraum berücksichtigt, zum Beispiel während des Urlaubs oder einer Krankheit, wenn keine Zeiterfassung erwartet wird.

Wenn Sie hier kein Häkchen setzen, wird der Anzahl der insgesamt geleisteten Stunden für einen Tag keine Zeit hinzugefügt. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice arbeitet, beeinflusst dieser Status seine Anwesenheit nicht.

Der Abzugsmodus definiert die Tage, die abgezogen werden, wenn eine Abwesenheit beantragt wird. Sie können wählen zwischen:

Das heißt, wenn Ihr Mitarbeiter eine Woche Abwesenheit beantragt, muss er für den Verwendungszeitraum Montag bis Samstag auswählen. In diesem Fall werden sechs Tage abgezogen.

⚠️ Wenn Sie eine Regel speichern, können Sie die Grundkonfiguration nicht mehr ändern, da dies zu Widersprüchen im System führen kann. Wenn Sie Elemente davon ändern möchten, müssen Sie eine gänzlich neue Regel erstellen.

Wenn Sie Ihre Wahl für alle Kategorien getroffen haben, klicken Sie oben rechts auf Weiter.

Wenn Sie im Dropdown-Menü Anspruchsart die Option Beschränkt gewählt haben, wählen Sie die Anzahl der pro Zeitraum angesammelten Tage.

Setzen Sie ein Häkchen im Kästchen, um Abwesenheitsanträge automatisch zu genehmigen, ohne dass die Genehmigung eines Managers oder von HR erforderlich ist.

📌 Es ist möglich, die Einstellungen für die Verwendung zu ändern, wenn die Abwesenheitsregel verwendet wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein wöchentliches Limit für bestimmte Abwesenheitsanträge festzulegen. Ein Wochenlimit wird automatisch montags zurückgesetzt, unabhängig davon, wann die Arbeitswoche des Mitarbeiters beginnt.

Wählen Sie mithilfe des Dropdown-Menüs die Wochengrenze zwischen 1 und 6 Tagen pro Woche.

Wenn Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie oben rechts auf Weiter.

Der verbleibende Anspruch legt fest, ob ungenutzte Tage im Verwendungszeitraum verloren gehen oder ob sie im nächsten Zeitraum genutzt werden können.

Wenn Sie wird als auf den nächsten Zeitraum übertragen auswählen, müssen Sie die Höchstgrenze der Tage angeben, die Mitarbeiter übertragen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zu bestimmen, ob übertragbare Tage verfallen sollen oder nicht.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, müssen Sie ein Ablaufdatum für die übertragenen Tage festlegen.

Wenn die Regel einmal in Gebrauch ist, ist es nicht mehr möglich, die Einstellungen für einen Übertrag zu ändern. Wenn Sie die Konfiguration für Überträge ändern möchten, müssen Sie die Abwesenheitsregel vollkommen neu konfigurieren.

Ändern Sie den Namen der Regelung.

Mit dieser Option können Sie festlegen, dass es überhaupt keine Abwesenheitsregeln gibt und dass die Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, Abwesenheitszeiten zu beantragen.

Wenn eine Abwesenheitsregel deaktiviert ist, werden alle zuvor erfassten Abwesenheitsanträge dieser Art als archiviert gekennzeichnet. Ausstehende Abwesenheitsanträge werden automatisch gelöscht.

Alle Mitarbeiter, die der Abwesenheitsregel zugeordnet sind, werden automatisch von ihr entfernt.

⚠️ Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben auf Speichern.