Wenn jemand (ein Mitarbeiter oder ein externer Stakeholder ohne KiwiHR-Konto) anonym etwas melden möchte, das seiner Meinung nach im Unternehmen nicht in Ordnung ist (Belästigung, Diskriminierung, finanzielle Unregelmäßigkeiten etc.), kann er die Whistleblowing-Funktion nutzen. Mit dieser bleibt der Hinweisgeber anonym und der Arbeitgeber kann die Sicherheit der Informationen der Person gewährleisten, während er eine Untersuchung durchführt, ob die Behauptungen berechtigt sind. Mit unserer Whistleblowing-Funktion können Sie je nach Beschwerde ganz einfach verschiedene Kanäle und Kategorien anbieten und anonym mit dem Whistleblower kommunizieren.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Unternehmensdaten > Whistleblowing.

2. Klicken Sie auf Whistleblowing-Kanal hinzufügen, um Ihren ersten Kanal zu erstellen.

Ein Whistleblowing-Kanal ist eine Möglichkeit für Mitarbeiter, Ihnen etwas zu melden. Je nach Bedarf können Sie verschiedene Kanäle erstellen.

💡 Sie können Ihrem Kanal den Namen Ihres Unternehmens oder einen für jede Abteilung geben.

3. Schreiben Sie eine Willkommensnachricht für die Personen, die diesen Kanal nutzen werden, und klicken Sie auf Nächster Schritt.

4. Wir haben fünf Whistleblowing-Kategorien bereits vordefiniert:

Benennen Sie die Kategorien nach Belieben um und klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, um weitere Kategorien einzugeben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Nächster Schritt.

5. Legen Sie fest, wer Zugriff auf den Kanal hat.

⚠️ Wenn der Kanal einmal erstellt ist, hat standardmäßig niemand, auch nicht die Administratoren, Zugriff auf das, was im Kanal gemeldet wird. Administratoren können dennoch Berechtigungen für den Kanal archivieren, entfernen und verwalten.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Zugriffsberechtigungen finden Sie in unserem Hilfeartikel.

Die Nutzer können entweder Anzeigen und bearbeiten oder nur Anzeigen:

Nur autorisierte Nutzer oder Mitglieder eines autorisierten Teams können die in einem bestimmten Whistleblowing-Kanal eingereichten Fälle einsehen und/oder bearbeiten.

📌 Der Administrator kann sich unter Einstellungen > Konfiguration > Rechte und Rollen > Zugriffsberechtigungen > Whistleblowing einen Überblick darüber verschaffen, wer Zugriff auf die verschiedenen Kanäle hat.

⚠️ Wenn es in einem Kanal niemanden als Fallmanager gibt, können Whistleblower immer noch Fälle melden, aber niemand kann ihnen antworten.

Nach der Erstellung steht der Whistleblowing-Kanal unter Einstellungen > Konfiguration > Unternehmensdaten > Whistleblowing zur Verfügung, und Mitarbeiter können ihre Hinweise unter Unternehmensdaten > Whistleblowing melden.

Administratoren können einen Whistleblowing-Kanal nach seiner Erstellung unter Einstellungen > Konfiguration > Unternehmensdaten > Whistleblowing bearbeiten.

1. Klicken Sie auf den Kanal, den Sie bearbeiten möchten.

2. Bearbeiten Sie einen beliebigen Teil des Kanals.

Wenn ein Administrator einen Kanal archiviert, ist der Kanal nicht mehr im System verfügbar, die Whistleblowing-Seite ist für Whistleblower nicht zugänglich und es ist nicht möglich, neue Fälle einzusenden. Die Archivierung eines Kanals kann entweder rückgängig gemacht (alle vorhandenen Daten werden wiederhergestellt und die Whistleblowing-Seite funktioniert wieder) oder der Kanal kann endgültig gelöscht werden (alle Fälle werden gelöscht). Das Löschen eines Kanals kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn jemand einen Bericht einreichen möchte, öffnet sich die Seite in einem neuen Tab, sodass jeder einen Bericht einsenden kann.

1. Klicken Sie auf Unternehmensdaten > Whistleblowing und dann auf den entsprechenden Kanal.

2. Klicken Sie auf Kanal öffnen.

3. Beginnen Sie mit dem Erstellen Ihres Berichts oder kopieren Sie die Webadresse oben, um den Link mit jemandem zu teilen.

1. Wählen Sie eine Kategorie aus den Kategorien, die unter Kanal erstellen > Kategorien festgelegt wurden.

2. Beschreiben Sie Ihren Fall. Sie können Links zu externen Quellen in Ihre Nachricht einfügen.

3. Fügen Sie gegebenenfalls einen Anhang hinzu.

4. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Die Adresse wird anonymisiert und nur für die Übermittlung von Informationen zu Ihrem Fall verwendet. Auf diese Weise haben die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter keinen Zugang zu ihr, was dem Schutz Ihrer Identität dient.

5. Sobald Sie ein Häkchen beim Captcha gesetzt und auf Absenden geklickt haben, wird ein privater Zugangscode angezeigt, mit dem Sie Ihren Fall privat weiterverfolgen können.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, erhalten Sie ebenfalls den privaten Zugangscode, um während der Bearbeitung Ihres Falls über Updates benachrichtigt zu werden.

1. Gehen Sie zu Unternehmensdaten > Whistleblowing, klicken Sie auf den entsprechenden Kanal und dann auf Kanal öffnen. Oder verwenden Sie den Link zum Whistleblowing-Kanal, den Sie erhalten haben.

2. Klicken Sie auf Fall nachverfolgen.

3. Geben Sie den privaten Zugangscode ein.

4. Sie können dann den Fortschritt Ihres Falls sehen.

Wenn Sie sich über Updates informieren oder Nachrichten beantworten möchten, geben Sie Ihren Text in das Feld Kommentar hinzufügen ein und klicken Sie auf Senden.

1. Klicken Sie auf Unternehmensdaten > Whistleblowing. Wenn Sie die Zugriffsberechtigung „Anzeigen und Bearbeiten“ oder „Anzeigen“ haben, können Sie auf die Kanäle zugreifen, die als „Von Ihnen verwaltet“ gekennzeichnet sind.

2. Sie können alle Fälle sehen, die von Whistleblowern im Kanal eingegeben wurden.

3. Klicken Sie auf einen Fall, um verschiedene Aktionen auszuführen, z. B. die Kategorie bearbeiten, den Status des Falls ändern, Nachrichten beantworten oder den Fall archivieren.

4. Fallmanager können sehen, ob sie Benachrichtigungen zu ihrem Fall erhalten haben. Sie erkennen es daran, dass rechts oben eine Zahl angezeigt wird.