Dans de nombreux cas, un employé a deux différents soldes de congés payés. Un solde pour l'année N et un solde pour l'année N+1.


I. Configurer les règles d'accumulation

  1. Aller dans Paramètres/Préférences
  2. Sous Congés et absences cliquer sur Régimes
  3. Cliquer sur un régime de congés puis sur les types de congés et sur Congés payés

Après avoir défini le nombre de jours que les employés peuvent prendre par période de droits (ex: 25 jours), définissez la période et la fréquence d'accumulation

Période d'accumulation (la période dans laquelle le salarié a acquis ses droits)

  • Janv.-Déc.: le renouvellement des droits se fait le 01 janv. de chaque année
  • Juin-Mai: le renouvellement des droits se fait le 01 juin de chaque année
  • Personnaliser : le renouvellement des droits se fait le jour sélectionné dans la date de renouvellement des droits.

Fréquence d'accumulation

  • Début d'année : les droits annuels sont accordés au début de la période
  • Fin de mois : les droits mensuels sont accordés automatiquement en fin de mois (si la période d'accumulation est juin/mai, le salarié débute le mois de juin avec aucun jour de congé dans son solde. Les premiers droits mensuels sont accordés automatiquement à la fin du mois de juin).

2. Configurer les règles d'utilisation des droits

Période d'utilisation 

Vous avez 3 options pour la période d'utilisation des droits :

  • Dans la période actuelle d'accumulation : les droits acquis sont utilisables du 01 juin (N) au 31 mai (N + 1) (si la période d'accumulation est Juin-Mai).
  • Dans la prochaine période d'accumulation : les droits acquis sont utilisables du 01 juin (N+1) au 31 mai (N + 2) (si la période d'accumulation est Juin-Mai).
  • Dans l'actuelle et la prochaine période d'accumulation :  les droits acquis sont utilisables du 01 juin (N) au 31 mai (N + 2) si la période d'accumulation est Juin-Mai).

Report des jours de congés

  • Les employés peuvent reporter les jours de congés sur la prochaine période
  • Les employés ne peuvent pas reporter les jours de congés sur la prochaine période

Limite de report
Nombre de jours que les employés peuvent reporter sur la prochaine période

Expiration

  • Si activé :  les jours reportés non utilisés expireront chaque année à la date sélectionnée
  • Si non activé : les jours reportés non utilisés n'expireront pas

3. Ajuster le solde des congés et absences

Vous pouvez à tout moment ajuster manuellement le solde des congés et absences des employés de plusieurs périodes d'accumulation.

  1. Aller dans Paramètres/Préférences
  2. Sous Congés et absences cliquer sur Régimes
  3. Cliquer sur un régime de congés puis sur Soldes et sur le type de congés et absences que vous souhaitez modifier
  4. Choisissez ensuite dans le menu déroulant la période d'accumulation que vous souhaitez ajuster. Attention, selon votre configuration, elle peut être différente de la période d'utilisation des droits. Si par exemple vous avez choisi comme période d'utilisation : Dans la prochaine période d'accumulation. Si vous commencez à utiliser kiwiHR vos salariés ont sûrement un solde en cours. Dans la période d'accumulation correspondante, saisissez manuellement ce solde pour chacun des employés.

5. Vous pouvez à tout moment ajuster le nombre de jours de congés accumulés dans Accumulation, le nombre de jours de congés ou absences reportés dans Report ou faire un ajustement si une demande de congés et absences n'a pas été faite dans Ajustement.

Nous vous proposons de configurer ou vérifier votre paramétrage avec un partage d'écran. Pour cela, vous pouvez prendre un rendez-vous ici.

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