Aller dans Annuaire et sélectionner un employé

Le dossier du personnel regroupe les informations relatives aux employés par thème.

Le menu du haut permet de changer d'employé tout en restant dans le même onglet.

Les icônes placés à côté des titres de sections détaillent les permissions d'accès à ces informations.

Carte de visite

La carte de visite est accessible par tous les employés.

Elle affiche des informations non-confidentielles.

Profil

Général

Cet onglet contient des informations relatives au profil de l'employé.

Travail

Cet onglet contient des informations relatives à l'emploi de l'employé.

Personnel

Cet onglet contient les informations personnelles de l'employé, son adresse, les coordonnées d'un contact en cas d'urgence et ses médias sociaux.

Présence

Feuille de temps

Le résumé affiche un décompte des heures pour la période définie. Il est possible de choisir un jour, une semaine, un mois ou de sélectionner un intervalle en cliquant sur la date affichée.

  • Présence attendue : nombres d'heures de travail attendues dépendant de la semaine de travail type assignée

  • Suivi : nombres d'heures de travail effectuées

  • Absences : nombre d'heures créditées par les absences

  • Jours fériés : nombre d'heures créditées par les jours fériés

  • Total des heures : somme heures de travail effectués + absences + jours fériés

  • Solde : différence entre la présence attendue et le total des heures

  • Titres restaurant : nombre de titres accordés en fonction des heures de travail effectuées

  • Heures supplémentaires : nombres d'heures supplémentaires enregistrées

La section projets affiche le nombre d'heures enregistrées sur les différents projets sur la période définie.

Les temps de travail pour lesquels aucun projet n'a été sélectionné sont affichés comme non catégorisé.

Cette page détaille ensuite les temps de travail, les absences et les jours fériés de l'employé pour la période définie.

Les temps de travail et pauses peuvent être ajoutés en glissant la souris sur le jour souhaité puis en cliquant sur le bouton correspondant. Ces entrées peuvent être modifiées ou supprimées.

Seuls les administrateurs peuvent ajouter des entrées pour le mois suivant.

Une limite de jours peut être paramétrée pour ajouter, modifier ou supprimer des entrées dans le passé.

Les entrées affichées sont également exportables au format CSV en cliquant sur le bouton Export.

Heures sup

Cette page montre le solde actuel des heures supplémentaires et l'historique des changements du compte.

La fréquence d'actualisation du compte qui est configurée dans le régime horaire y est également renseignée.

Les administrateurs peuvent ajuster les soldes grâce au bouton correspondant. Le nouveau solde peut être enregistré avec un commentaire visible par l'employé.

Horaires de travail

Cet onglet contient des informations relatives aux horaires de travail de l'employé.

Absence

Vue d'ensemble

Cette section affiche les jours pris et les jours restants des types d'absence disponibles pour les employés.

Une demande peut être faite grâce au + qui apparaît en glissant la souris sur le type d'absence souhaité.

En cliquant sur un solde, son détail est affiché.

Cette page liste aussi les absences à venir comme les congés payés, les autres types d'absences et les jours fériés.

En cliquant sur une demande, son détail est affiché.

Les employés peuvent y annuler les demandes pour les absences futures.

Enfin, la section des approbateurs montre les personnes responsables de valider les demandes d'absence de l'employé.

Soldes

Il est possible de choisir un type d'absence et une période d'accumulation pour en consulter:

  • le décompte du solde

  • les demandes liées

  • les règles associées au type d'absence

Le régime d'absence assigné à l'employé est également indiqué.

Il est possible de consulter les détails du régime pour tous les types d'absence associés.

Régime d'absence

Cette page montre le régime d'absence assigné à l'employé et les règles pour chaque type d'absence.

Paie

Informations paie

Cet onglet contient des informations importantes pour la paie et les coordonnées bancaires de l'employé.

Rémunération

Cette page affiche les évolutions de salaire et la rémunération additionnelle de l'employé.

Elle n'est pas visible pour les responsables d'équipe.

Les administrateurs peuvent ajouter de nouvelles entrées pour le salaire et la rémunération additionnelle.

Ma paie

Cette page affiche les cycles de paie clôturés par période. En cliquant sur un cycle, ses détails sont affichés :

  • Cycle de paie

  • Informations paie

  • Rémunération

  • Congés et absences

  • Temps et activités

Ces données sont exportables au format CSV et PDF.

Notes de frais

Cette page affiche toutes les notes de frais soumises par l'employé.

Il est possible de filtrer les notes en définissant une période de temps.

En cliquant sur une note de frais, ses détails sont affichés et peuvent être modifiés.

Les administrateurs et responsables d'équipe y peuvent soumettre des notes de frais au nom de l'employé.

La section des approbateurs montre les personnes responsables de valider les demandes de notes de frais de l'employé.

Workflows

Cette page affiche les workflows et tâches auxquels l'employé est assigné.

Les workflows en cours sont affichés, les workflows déjà complétés sont consultables par le bouton 'Afficher les workflows complétés'.

Les administrateurs et responsables d'équipe peuvent créer de nouveaux workflows pour l'employé sur la base des modèles existants.

Biens matériels

Cette page affiche les biens assignés à l'employé.

En cliquant sur un bien, plus de détails sont affichés.

Les administrateurs peuvent créer de nouveaux bien pour l'employé.

Documents

Les dossiers contiennent les documents de l'employé téléchargés.

Les administrateurs, les responsables d'équipe et l'employé peuvent ajouter, modifier ou supprimer des documents dans les dossiers en fonction des niveaux d'accès paramétrés.

Bloc-notes RH

Le bloc-notes RH permet de renseigner des informations confidentielles concernant l'employé.

Ces informations ne sont visibles que par les administrateurs.

Historique

L'historique de changements liste les modifications de saisie de données du profil de l'employé.

Les entrées peuvent être filtrées par thème et par période.

Compte

Cette page permet de gérer le compte de l'employé.

Paramètre du comptes

Le statut de connexion de l'employé est affiché.

Les administrateurs peuvent envoyer une invitation de connexion ou réinitialiser le mot de passe pour l'employé.

Les administrateurs peuvent également désactiver ou réactiver un compte d'employé.

Un employé désactivé libère une license qui peut être réutilisée pour un nouvel utilisateur.

L'employé désactivé ne peut plus se connecter à son compte.

Les données de son profil reste accessible.

Préférences

La langue de l'interface peut être sélectionnée individuellement.

Adresse e-mail

Il est possible de changer l'adresse e-mail principale qui sert également d'identifiant de connexion. L'employé reçoit alors un e-mail pour validation.

Si un e-mail (invitation ou autre) est envoyé à une adresse indisponible, le serveur d’envoi bloque l’adresse en question. Dans ce cas, vous trouverez ici un lien pour réactiver l’adresse lorsqu’elle sera de nouveau disponible.

Authentification à deux facteurs

L'authentification à deux facteurs peut être activée. Un code à 6 chiffres sur l'e-mail de l'employé est alors envoyé lors de sa connexion sur un nouvel appareil.

Zone sensible

Les administrateurs peuvent supprimer le compte d'un employé.

Toutes ses données sont alors définitivement supprimés.

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