Gehe zu Mitarbeiter und wählen Sie einen Mitarbeiter aus

Die Personalakte gruppiert Informationen über Mitarbeiter nach Themen.

Im oberen Menü können Sie zwischen Mitarbeitern wechseln, während Sie auf derselben Registerkarte bleiben.

Die Symbole neben den Informationstiteln geben die Berechtigungen für den Zugriff auf diese Informationen an.

Visitenkarte

Die Visitenkarte ist für alle Mitarbeiter zugänglich.

Es zeigt nicht vertrauliche Informationen an.

Profil

Mitarbeiterdaten

Diese Registerkarte enthält Informationen über das Profil des Mitarbeiters.

Basisdaten

Diese Registerkarte enthält Informationen über den Job und die Arbeitszeiten des Mitarbeiters.

Persönlich

Diese Registerkarte enthält die persönlichen Daten, die Adresse, die Notfallkontaktdetails und die sozialen Medien des Mitarbeiters.

Zeiterfassung

Übersicht

Die Zusammenfassung zeigt eine Anzahl der Stunden für den definierten Zeitraum an. Sie können einen Tag, eine Woche, einen Monat oder ein Intervall auswählen, indem Sie auf das angezeigte Datum klicken.

  • Erwartete Anwesenheit: erwartete Anzahl der Arbeitsstunden in Abhängigkeit von der zugewiesenen typischen Arbeitswoche

  • Erfasst: Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden

  • Abwesend: Anzahl der durch Abwesenheiten angerechneten Stunden

  • Feiertag: Anzahl der Stunden, die durch Feiertage angerechnet werden

  • Summe: Summe der geleisteten Arbeitsstunden + Abwesenheiten + Feiertage

  • Saldo: Differenz zwischen erwarteter Anwesenheit und Gesamtstunden

  • Verzehrmarken: Anzahl der gewährten Gutscheine nach Arbeitsstunden

  • Überstunden: Anzahl der erfassten Überstunden

Im Abschnitt Projekte wird die Anzahl der Stunden angezeigt, die für die verschiedenen Projekte im definierten Zeitraum erfasst wurden.

Arbeitszeiten, für die kein Projekt ausgewählt wurde, werden als unkategorisiert angezeigt.

Unterhalb der Zusammenfassung werden auf dieser Seite die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Feiertage des Mitarbeiters für den definierten Zeitraum aufgeführt.

Arbeitszeiten und Pausen können hinzugefügt werden, indem man die Maus über den gewünschten Tag zieht und auf den entsprechenden Button klickt. Diese Einträge können geändert oder gelöscht werden.

Nur Administratoren können Einträge für den Folgemonat hinzufügen.

Es kann eine Bearbeitungsgrenze der Arbeitszeiten in Form von Tagen festgelegt werden, um Einträge in der Vergangenheit hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.

Die angezeigten Einträge können auch im CSV-Format exportiert werden, indem Sie recht oben auf das Symbol Export klicken.

Überstunden

Auf dieser Seite werden der aktuelle Überstundenkonto und die Änderungshistorie angezeigt.

Hier wird zudem die Frequenz der Aktualisierung der Überstundenregelung angezeigt. Diese werden im zugeordneten Arbeitszeitmodell des Kontos konfiguriert.

Administratoren können Salden über das entsprechende Symbol anpassen.

Der neue Saldo kann mit einem für den Mitarbeiter sichtbaren Kommentar gespeichert werden.

Arbeitszeiten

Diese Registerkarte enthält Informationen zu der hinterlegten Arbeitswoche und den entsprechenden Arbeitszeiten des Mitarbeiters. Das Arbeitszeitmodell kann hier schnell und einfach gewechselt werden.

Abwesenheiten

Übersicht

In diesem Bereich werden die in Anspruch genommenen und verbleibenden Tage der den Mitarbeitern zur Verfügung stehenden Abwesenheitsarten angezeigt.

Eine Abwesenheit kann beantragt werden, indem die Maus über die gewünschte Abwesenheitsart gezogen und auf "+" geklickt wird.

Durch Anklicken eines Saldos werden die Details angezeigt.

Der Abschnitt "Genehmigung durch" zeigt die Personen an, die für die Validierung der Abwesenheitsanträge des Mitarbeiters verantwortlich sind.

Die dem Mitarbeiter zugewiesene Abwesenheitsregelung wird ebenfalls angezeigt.

Es ist möglich, sich die Details für die zugehörige Abwesenheitsregelung anzeigen zu lassen.

Schließlich listet diese Seite bevorstehende Abwesenheiten auf, wie bezahlten Urlaub, andere Arten von Abwesenheit und Feiertage.

Durch Anklicken eines Antrags werden die Details angezeigt.

Hier können Mitarbeiter Anträge für zukünftige Abwesenheiten stornieren.

Konten

Es ist möglich, eine Art von Abwesenheit und einen Anspruchszeitraum zu wählen, um folgende Informationen abzubilden:

  • die Bilanz

  • die dazugehörigen Abwesenheitsanträge

  • die Regeln für die Abwesenheitsart

Regelung

Auf dieser Seite werden die dem Mitarbeiter zugewiesene Abwesenheitsregelung und die Regeln für jede Art von Abwesenheit angezeigt.

Gehalt

Gehaltsdaten

Diese Registerkarte enthält wichtige Informationen zur Gehaltsabrechnung und Bankverbindung des Mitarbeiters.

Vergütung

Diese Seite zeigt die Gehaltsentwicklung und Zuzahlungen des Mitarbeiters.

Sie ist für Teamleiter nicht sichtbar.

Administratoren können neue Einträge für Gehalt und zusätzliche Vergütungen hinzufügen.

Lohnabrechnungen

Auf dieser Seite werden die abgeschlossenen Abrechnungsläufe nach Zeitraum aufgelistet. Durch Anklicken einer Lohnabrechnung werden die Details angezeigt:

  • Abrechnungszeitraum

  • Abrechnungsdaten

  • Vergütungen

  • Abwesenheiten

  • Arbeitszeiten

Diese Daten können im CSV- und PDF-Format exportiert werden.

Spesen

Auf dieser Seite werden alle vom Mitarbeiter eingereichten Spesenabrechnungen angezeigt.

Es ist möglich, die Ausgaben zu filtern, indem Sie einen Zeitraum definieren.

Durch Anklicken einer Spesenabrechnung werden die Details angezeigt und können bearbeitet werden.

Administratoren und Teamleiter können im Namen des Mitarbeiters Spesenabrechnungen einreichen.

Der Abschnitt "Genehmigung durch" zeigt die Personen an, die für die Validierung der Spesenabrechnungen des Mitarbeiters verantwortlich sind.

Workflows

Auf dieser Seite werden die Workflows und Aufgaben angezeigt, denen der Mitarbeiter zugewiesen ist.

Aktuelle Workflows werden angezeigt. Abgeschlossene Workflows können über durch klicken auf Abgeschlossene Workflows anzeigen eingesehen werden.

Administratoren und Teamleiter können auf Basis vorhandener Vorlagen neue Workflows für den Mitarbeiter erstellen.

Inventar

Auf dieser Seite werden die dem Mitarbeiter zugewiesenen Assets angezeigt.

Durch Anklicken eines Assets werden weitere Details angezeigt.

Administratoren können neue Assets für den Mitarbeiter erstellen.

Dokumente

Ordner enthalten die hochgeladenen Dokumente des Mitarbeiters.

Administratoren, Teamleiter und der Mitarbeiter können entsprechend den eingestellten Zugriffsebenen Dokumente in den Ordnern hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Notizen

Der Bereich Mitarbeiternotizen ermöglicht es Ihnen, vertrauliche Informationen über den Mitarbeiter einzugeben.

Diese Informationen sind nur für Administratoren sichtbar.

Änderungshistorie

Die Änderungshistorie listet sämtliche Änderungen an den Daten des Mitarbeiterprofils auf.

Die Einträge können nach Thema und Zeitraum gefiltert werden.

Konto

Auf dieser Seite können Sie das Konto des Mitarbeiters verwalten.

Der Account-Status des Mitarbeiters wird angezeigt.

Administratoren können eine Login-Einladung versenden oder das Passwort für den Mitarbeiter zurücksetzen.

Administratoren können ein Mitarbeiterkonto auch deaktivieren oder reaktivieren.

Ein deaktivierter Mitarbeiter gibt eine Lizenz frei, die für einen neuen Benutzer wiederverwendet werden kann.

Der deaktivierte Mitarbeiter kann sich nicht mehr in sein Konto einloggen.

Seine Profildaten bleiben zugänglich.

Die Sprache der Benutzeroberfläche kann individuell gewählt werden.

Es ist möglich, die Haupt-E-Mail-Adresse zu ändern, die auch als Login dient.

Der Mitarbeiter erhält daraufhin eine E-Mail zur Validierung.

Wird eine E-Mail (zB. eine Einladung) an eine nicht erreichbare Adresse gesendet, sperrt der sendende Server diese Adresse. In diesem Fall finden Sie hier einen Link, um die E-Mail-Adresse wieder zu aktivieren, sobald sie wieder verfügbar ist.

Administratoren können das Konto eines Mitarbeiters löschen.

Alle seine Daten werden dann endgültig gelöscht.

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