L'objectif de KiwiHR est de faciliter la gestion des politiques d'absences de votre entreprise dans toute leur complexité et de manière compréhensible. Pour y parvenir, nous avons créé un formulaire qui vous guidera progressivement à travers toutes les étapes nécessaires pour créer une politique de gestion des absences pratique. Vous pourrez créer autant de types d'absence que vous le souhaitez et les assigner aux politiques souhaitées afin de les utiliser dans votre entreprise.

Aller dans Paramètres / Configuration / Régimes d'absence

1. Si vous souhaitez créer un type de politique autre que les quatre types par défaut, vous pouvez le faire dans Paramètres > Configuration > Absences > Types d'absences

2. Pour créer les règles d'une politique d'absence, allez dans Paramètres > Configuration > Absences > Régimes d'absences.

Lorsque vous accéderez pour la première fois à la page des règles de demandes d'absence, vous remarquerez qu'elle est vide.

1. Pour créer votre première politique d'absence, cliquez sur Créer nouvelle politique.

2. Donnez un nom à votre nouvelle politique et cliquez sur Ajouter.

Chaque politique d'absence peut contenir un nombre illimité de règles. Le nombre dépend des besoins de votre entreprise.

3. Commencez par cliquer sur + Ajouter règle de demande d'absence.

Sélectionnez le type de politique d'absence que vous souhaitez créer. Vous pouvez, par exemple, choisir entre Vacances, Congé maladie, Travail à distance, Congé parental ou l'un des types d'absence personnalisés que vous avez créés. Cliquez sur Étape suivante (à droite) après avoir sélectionné le type d'absence souhaité.

📌 Toutes les catégories d'absence ont le même nombre d'options, à l'exception de la catégorie Récupération. Celui-ci dispose d'un solde d'heures supplémentaires au lieu d'un solde de congés.

Après avoir défini votre politique d'absence, vous verrez apparaître une synthèse à côté de celle-ci.

Le menu déroulant vous permet de choisir entre :

⚠️ Si vous sélectionnez Accumulation au lieu de Illimité, les paramètres Période d'utilisation et Fréquence d'accumulation apparaîtront à l'écran.

Les jours de congé ne sont pas distribués automatiquement, mais sont acquis par l'employé qui effectue des heures supplémentaires. Cette option n'est disponible que pour Récup

Sélectionnez la période d'accumulation (de janvier à décembre ou de juin à mai, par exemple) ou créez une période personnalisée.

La période d'accumulation détermine la période de référence pour l'acquisition de jours de congé pour certains types d'absence. Le menu déroulant vous permet de choisir entre :

La période d'utilisation définit la période pendant laquelle les droits accumulés peuvent être utilisés. Le menu déroulant vous permet de choisir entre :

La fréquence d'accumulation détermine à quel moment les jours de congé sont accordés.

Cochez la case pour afficher les absences sur les fiches horaires.

Lorsque vous cochez la case, les demandes d'absence seront incluses dans le calcul du solde d'heures de travail de vos employés pour la période concernée. Il peut s'agir par exemple d'une période de vacances ou d'un congé maladie pour lequel aucun suivi des heures n'a été effectué.

Lorsque cette case n'est pas cochée, aucune heure ne sera ajoutée au total des heures travaillées durant une journée spécifique. Si, par exemple, un employé travaille à distance, ce statut ne le qualifiera pas comme étant absent.

Le mode de déduction définit les jours déduits lors d'une demande d'absence. Vous pouvez choisir entre :

Si l'un de vos employés prend une semaine de vacances, par exemple, il doit sélectionner la période du lundi au samedi dans sa période d'utilisation. Dans ce cas, 6 jours sont déduits.

⚠️ Lorsque vous sauvegardez une règle, vous ne pouvez modifier aucune partie de la configuration de base, car cela pourrait créer des contradictions dans le système. Si vous souhaitez en modifier une partie, vous devez créer une toute nouvelle règle.

Une fois que vous avez fait un choix dans chaque catégorie, cliquez sur Étape suivante dans le coin supérieur droit.

Si vous avez sélectionné Accumulation dans le menu déroulant Jours de congé, sélectionnez le nombre de jours accumulés par période.

Cochez la case pour autoriser automatiquement les demandes d'absence sans avoir besoin de l'approbation d'un responsable ou des RH.

📌 Vous pouvez modifier les paramètres d'utilisation des jours de congé une fois que la règle correspondante est en cours d'utilisation.

Cliquez sur la case à cocher pour définir une limite hebdomadaire pour certaines demandes d'absence. La limite hebdomadaire est automatiquement réinitialisée le lundi, quel que soit le début de la semaine de travail de l'employé.

Sélectionnez la limite hebdomadaire à l'aide du menu déroulant. Cette limite varie de 1 à 6 jours par semaine.

Cliquez ensuite sur Étape suivante dans le coin supérieur droit après avoir effectué votre sélection.

Le transfert de jours de congé signifie que les jours non utilisés pendant la période d'utilisation sont perdus respectivement peuvent être utilisés pendant la période suivante.

Si vous choisissez l'option qui permet à vos employés de transférer des jours non utilisés, vous devrez également spécifier le nombre maximum de jours qu'ils peuvent transférer.

Activez le bouton si vous souhaitez que les jours de vacances transférés expirent.

Si vous activez le bouton, vous devrez définir une date d'expiration pour les jours de congé transférés.

Vous ne pourrez plus modifier les paramètres des jours de congé non utilisés tant que la règle est utilisée. Si vous souhaitez modifier leurs paramètres, vous devrez établir une règle entièrement nouvelle.

Modifier le nom de la politique.

Cette option vous permet de choisir de ne pas avoir de règles pour les jours de congé et de ne pas donner à vos employés la possibilité de faire des demandes d'absence.

Lorsqu'une règle de congé est désactivée, toutes les demandes d'autorisation d'absence précédemment enregistrées pour ce type d'absence seront considérées comme archivées. Les demandes d'absence en cours seront automatiquement annulées.

Tous les employés assignés à une règle de jour de congé seront automatiquement exclus de celle-ci.

⚠️ Cette action ne peut être annulée.

Cliquez sur Sauvegarder les modifications en haut de la page lorsque vous avez terminé.