Met KiwiHR willen we het beheer van je verlofbeleid gemakkelijker maken zonder de complexiteit ervan te simplificeren. Daarom hebben we een formulier gemaakt waarmee je alle stappen kunt doorlopen die nodig zijn om het beste beleid te maken voor je bedrijf en je werknemers, afhankelijk van hun contracten. Je kunt zoveel verloftypen maken als je wilt en ze toewijzen aan meerdere versies van je verlofbeleid.

1. Allereerst, als je een ander type beleid wilt maken dan de vier standaardtypen, ga dan naar Instellingen > Configuratie > Verlof > Verloftypen.

2. Ga vervolgens naar Instellingen > Configuratie > Verlof > Verlofregels om de regels voor een verlofbeleid aan te maken.

Als je voor het eerst op de pagina verlofbeleid komt, is de pagina leeg

1. Als je je eerste verlofbeleid wilt maken, klik je op Eerste beleid maken.

2. Geef het beleid een naam en klik op Toevoegen.

Elk verlofbeleid kan een willekeurig aantal regels bevatten, zodat het voldoet aan de behoeften van je werknemer.

3. Als je het proces wilt starten, klik je op + Verlofregel toevoegen

Selecteer welk verlofbeleid je wilt aanmaken: Vakantie, Ziekteverlof, Werken op afstand (Remote), Ouderschapsverlof of een van je aangepaste verloftypes. Als je je verloftype hebt geselecteerd, klik je op 'Volgende stap' aan de rechterkant.

📌 Alle verloftypen hebben hetzelfde aantal opties, behalve Compensatie, waarvoor je een overwerksaldo hebt in plaats van een tegoed.

Als je een beleid hebt gedefinieerd, verschijnt er een samenvatting met belangrijke informatie naast.

In het vervolgkeuzemenu kun je kiezen uit:

⚠️ Als je 'Opbouw' selecteert in plaats van 'Onbeperkt', verschijnen de instellingen 'Gebruiksperiode' en 'Opbouwfrequentie' op je scherm.

Het aantal uren of dagen wordt niet standaard verstrekt, maar verdiend door de werknemer door overwerk. Het is een instelling die alleen beschikbaar is bij 'Compensatie'.

Selecteer de opbouwperiode, van januari tot december, van juni tot mei of stel een aangepaste periode in.

De opbouwperiode bepaalt de referentieperiode voor de verwerving van rechten. In het vervolgkeuzemenu kun je kiezen uit:

De gebruiksperiode bepaalt de periode waarin de opgebouwde rechten kunnen worden gebruikt. In het vervolgkeuzemenu kun je kiezen uit:

De opbouwfrequentie bepaalt wanneer de rechten worden toegekend.

Vink het vakje aan om verlof weer te geven op urenstaten.

Als je het vakje aanvinkt, worden verlofaanvragen meegenomen in de berekening van het werkurensaldo van een werknemer in de betreffende periode, bijvoorbeeld tijdens vakanties of ziekteverlof als er geen tijdregistratie wordt verwacht.

Als je het vakje niet aanvinkt, wordt er geen tijd toegevoegd aan het totaal aantal gewerkte uren voor een bepaalde dag. Als een werknemer bijvoorbeeld op afstand werkt, heeft deze status geen invloed op de aanwezigheid.

De verrekenmodus bepaalt de dagen die worden afgetrokken bij het aanvragen van verlof. Je kunt kiezen uit:

Als je werknemer bijvoorbeeld een week verlof opneemt, moet deze maandag tot en met zaterdag selecteren als gebruiksperiode. In dit geval worden er 6 dagen afgetrokken.

⚠️ Als je een regel opslaat, kun je geen enkel deel van de basisconfiguratie wijzigen omdat dit kan leiden tot tegenstrijdigheden binnen het systeem. Als je een deel ervan wilt wijzigen, moet je een volledig nieuwe regel aanmaken.

Als je in elke categorie een keuze hebt gemaakt, klik je op Volgende stap in de rechterbovenhoek.

Als je 'Opbouw' hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu 'Aantal dagen', selecteer dan het aantal dagen dat je per periode opbouwt.

Vink het vakje aan om verlofaanvragen automatisch te autoriseren zonder dat goedkeuring van een manager of HR nodig is.

📌 Je kunt de gebruiksinstellingen van 'Aantal dagen' wijzigen wanneer de verlofregel in gebruik is.

Klik op de schakelaar om een wekelijkse limiet in te stellen voor bepaalde verlofaanvragen. Een wekelijkse limiet wordt automatisch gereset op maandag, ongeacht wanneer de werkweek van de werknemer begint.

Selecteer in het vervolgkeuzemenu de wekelijkse limiet van 1 tot 6 dagen per week.

Wanneer je klaar met selecteren, klik je rechtsboven op 'Volgende stap'.

Overdracht bepaalt of ongebruikte dagen in de gebruiksperiode verloren gaan of dat ze in de volgende periode kunnen worden gebruikt.

Als je 'Werknemers kunnen ongebruikte dagen overdragen' selecteert, moet je het aantal dagen invoeren dat werknemers kunnen overdragen.

Klik op de schakelaar om om ervoor te zorgen dat de dagen die worden overgedragen wel of niet verlopen.

Als je op de schakelaar klikt, moet je een vervaldatum instellen voor overgedragen dagen.

Het is niet mogelijk om de instellingen voor ongebruikte dagen later nog te wijzigen als de regel in gebruik is. Als je de configuratie voor ongebruikte dagen wilt wijzigen, moet je deze verlofregel helemaal opnieuw configureren.

Wijzig de naam van het beleid

Met deze optie kun je ervoor kiezen om helemaal geen verlofregels te gebruiken, zodat werknemers geen verlof aan kunnen vragen.

Wanneer een verlofregel wordt uitgeschakeld, worden alle eerder geregistreerde verlofaanvragen van dit type gemarkeerd als gearchiveerd. Verlofaanvragen die nog in behandeling zijn, worden automatisch geannuleerd.

Alle werknemers die zijn toegewezen aan de verlofregel worden automatisch uit deze regel verwijderd

⚠️ Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Als je klaar bent, klik je bovenaan op 'Wijzigingen opslaan'.