Wanneer iemand (een werknemer of een externe stakeholder zonder KiwiHR-account) anoniem een misstand binnen het bedrijf wil melden (pesterijen, discriminatie, financiële onregelmatigheden...) kan hij of zij de functie 'Klokkenluiden' gebruiken. Dit biedt hen anonimiteit en de werkgever kan de veiligheid van de persoonlijke informatie waarborgen terwijl er een onderzoek wordt ingesteld om te bepalen of de beweringen gegrond zijn. Dankzij onze klokkenluidersfunctie kun je eenvoudig verschillende kanalen en categorieën aanbieden, afhankelijk van de bewering en anoniem communiceren met de klokkenluider.

1. Ga naar Instellingen > Configuratie > Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden

2. Klik op 'Klokkenluiderskanaal toevoegen' om je eerste kanaal aan te maken.

Een klokkenluiderskanaal is een kanaal waar werknemers een melding kunnen indienen. Je kunt verschillende kanalen aanmaken, afhankelijk van je behoeften.

💡Je kunt je kanaal de naam van je bedrijf geven of een naam voor elke afdeling gebruiken.

3. Schrijf een welkomstbericht voor de mensen die dit kanaal gaan gebruiken en klik op 'Volgende stap'.

4. We hebben alvast vijf categorieën voor je ingevuld:

Geef de categorieën eventueel een andere naam en klik op 'Categorie toevoegen' als je er meer wilt aanmaken. Klik op 'Volgende stap' als je klaar bent.

5. Bepaal wie toegang heeft tot het kanaal.

⚠️ Standaard heeft niemand, zelfs Admins niet, toegang tot wat er in het kanaal wordt gemeld zodra het is aangemaakt. Admins kunnen dit kanaal nog steeds archiveren, verwijderen en de rechten ervan beheren.

Lees ons help-artikel voor meer informatie over aangepaste toegangsniveaus.

Gebruikers kunnen 'Bekijken en bewerken' of alleen 'Bekijken':

Alleen geautoriseerde gebruikers of leden van een geautoriseerd team kunnen zaken die in een bepaald klokkenluiderskanaal zijn ingediend, bekijken en/of bewerken.

📌 De Admin kan een overzicht krijgen van wie er toegang heeft tot de verschillende kanalen. Ga naar Instellingen > Configuratie > Rechten en toegang > Toegangsniveaus > Klokkenluiden.

⚠️ Ook als er geen casemanager in een kanaal is, kunnen klokkenluiders nog steeds zaken melden. Niemand kan ze echter beantwoorden.

Als het kanaal Klokkenluiden is aangemaakt, is het beschikbaar in Instellingen > Configuratie > Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden. Werknemers kunnen meldingen doen via Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden.

Admins kunnen een klokkenluiderskanaal bewerken nadat het is aangemaakt in Instellingen > Configuratie > Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden.

1. Klik op het kanaal dat je wilt bewerken.

2. Bewerk het kanaal

Als een Admin een kanaal archiveert, is het niet meer beschikbaar in het systeem. Daarnaast is de klokkenluiderspagina niet meer toegankelijk voor klokkenluiders en het is niet mogelijk om nieuwe zaken aan te maken. Een gearchiveerd kanaal kan weer terug worden gezet (alle bestaande gegevens worden hersteld en de klokkenluiderspagina werkt weer) of permanent worden verwijderd (alle zaken worden verwijderd). Het verwijderen van een kanaal is onomkeerbaar.

Als iemand een rapportage wil indienen, wordt de pagina op een nieuw tabblad geopend, zodat iedereen een rapportage kan indienen.

1. Klik op Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden en klik op het juiste kanaal.

2. Klik op 'Open het kanaal'.

3. Begin met het schrijven van je rapportage of kopieer de URL bovenaan om de link met iemand anders te delen.

1. Selecteer een van de categorieën in Een kanaal aanmaken > Categorieën

2. Schrijf een bericht om je zaak te beschrijven. Je kunt links naar externe bronnen toevoegen aan je bericht.

3. Voeg indien nodig een bijlage toe.

4. Voer je e-mailadres in. Het adres is geanonimiseerd en wordt alleen gebruikt om je updates over je zaak te sturen. De mensen die verantwoordelijk zijn voor de afwikkeling, hebben geen toegang tot je mailadres om je identiteit te beschermen.

5. Als je de CAPTCHA hebt aangevinkt en op 'Verzenden' hebt geklikt, wordt er een privé-toegangscode weergegeven waarmee je je zaak privé kunt volgen.

Als je een e-mailadres invoert, ontvang je ook de privé-toegangscode waarmee je updates kunt ontvangen over de voortgang van je zaak.

1. Ga naar Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden, klik op het relevante kanaal en klik op Kanaal openen, of gebruik de link naar het kanaal dat je hebt gekregen.

2. Klik op 'Zaak opvolgen'.

3. Voer de privé-toegangscode in.

4. Je kunt nu de voortgang van je zaak zien.

Als je om updates wilt vragen of berichten wilt beantwoorden, schrijf je iets in het vak 'Opmerking toevoegen' en klik je op 'Verzenden'.

1. Klik op Bedrijfsgegevens > Klokkenluiden. Als je over het toegangsniveau 'Bekijken en bewerken' of 'Bekijken' beschikt, heb je toegang tot de kanalen die zijn gemarkeerd als 'Door jou beheerd'.

2. Je kunt alle zaken zien die aan het kanaal zijn toegevoegd door klokkenluiders.

3. Klik op een zaak om ermee aan de slag te gaan (de categorie bewerken, de status van de zaak wijzigen, berichten beantwoorden, de zaak archiveren).

4. Casemanagers kunnen zien of ze meldingen over hun zaak hebben ontvangen. Er wordt dan in de rechterbovenhoek een nummer weergegeven.