Lorsqu'une personne (un employé ou une partie externe sans compte KiwiHR) souhaite anonymement signaler une activité au sein de l'entreprise qu'elle estime répréhensible (harcèlement, discrimination, irrégularités financières, etc.), elle peut utiliser la fonctionnalité de lancement d'alerte.

Cette fonctionnalité permet au lanceur d'alerte de rester anonyme et à l'employeur de mener une enquête discrète si les plaintes s'avèrent fondées. Elle permet aussi de choisir entre différents canaux et catégories de signalement. Vous pourrez aussi communiquer de manière anonyme avec le lanceur d'alerte.

1. Allez dans Paramètres > Configuration > Données d'entreprise > Lancement d'alerte.

2. Cliquez sur Ajouter un canal pour les lanceurs d'alertes pour créer votre premier canal.

Un canal pour les lanceurs d'alertes permet à vos employés de signaler certains problèmes. Vous pouvez créer plusieurs canaux en fonction de vos besoins.

💡 Vous pouvez donner à votre canal le nom de votre entreprise ou celui d'un département.

3. Rédigez un message de bienvenue à l'intention des personnes qui vont utiliser ce canal. Cliquez ensuite sur Étape suivante.

4. Nous avons déjà prévu cinq catégories pour le lancement d'alerte :

Vous pouvez renommer les catégories et en ajouter d'autres en cliquant sur Ajouter une catégorie. Cliquez sur Étape suivante lorsque vous avez terminé.

5. Déterminez qui peut accéder au canal.

⚠️ Dans la version par défaut, personne ne peut accéder aux informations rapportées sur le canal, pas même les administrateurs. Ces derniers peuvent toutefois archiver, supprimer et gérer les permissions du canal.

Pour en savoir plus sur les niveaux d'accès personnalisés, consultez notre article d'aide.

Les utilisateurs peuvent soit lire et modifier le contenu, soit le lire uniquement :

Seuls les utilisateurs ou les membres de l'équipe autorisés peuvent lire ou modifier les rapports d'alerte soumis dans le cadre d'un canal particulier.

📌 L'administrateur peut voir qui a accès à quels canaux dans Paramètres > Configuration > Autorisation d’accès > Niveaux d'accès > Lancement d'alerte.

⚠️ Les lanceurs d'alerte pourront toujours lancer une alerte, même si aucun gestionnaire de rapport n'a été assigné au canal en question. Personne ne pourra toutefois répondre à leurs rapports.

Une fois créé, le canal de lancement d'alerte sera disponible dans Paramètres > Configuration > Données d'entreprise > Lancement d'alerte. Les employés pourront lancer des alertes à partir de la section Données d'entreprise > Lancement d'alerte.

Les administrateurs peuvent modifier un canal pour les lanceurs d'alertes après sa création dans Paramètres > Configuration > Données d'entreprise > Lancement d'alerte.

1. Cliquez sur le canal que vous souhaitez modifier.

2. Modifiez la partie souhaitée du canal

Lorsqu'un administrateur archive un canal, celui-ci ne sera plus disponible dans le système. La page de lancement des alertes ne sera plus accessible aux lanceurs d'alerte et il ne sera plus possible de soumettre de nouvelles alertes.

Un canal archivé peut être soit désarchivé (auquel cas toutes les données existantes seront restaurées et la page de lancement d'alerte fonctionnera à nouveau), soit supprimé définitivement (auquel cas tous les cas d'alerte seront supprimés). La suppression d'un canal est irréversible.

Lorsque quelqu'un souhaite lancer une alerte, la page s'ouvrira dans un nouvel onglet.

1. Cliquez sur Données d'entreprise > Lancement d'alerte et cliquez ensuite sur le canal approprié.

2. Cliquez sur Ouvrir le canal.

3. Commencez à rédiger votre rapport d'alerte ou copiez et collez l'adresse web en haut pour partager le lien avec quelqu'un d'autre.

1. Sélectionnez une catégorie parmi celles déjà disponibles

2. Ajoutez une description à votre rapport d'alerte. Vous pouvez inclure des liens vers des sources externes dans votre message.

3. Ajoutez éventuellement une pièce jointe.

4. Saisissez votre adresse e-mail. Elle sera anonymisée et utilisée uniquement pour l'envoi des mises à jour de votre rapport d'alerte. Les responsables du traitement de votre rapport d'alerte n'y auront pas accès.

5. Une fois que vous aurez coché le Captcha et cliqué sur Soumettre, un code d'accès privé apparaîtra. Vous pourrez l'utiliser pour donner suite à votre rapport d'alerte.

Vous recevrez également un code d'accès privé après avoir saisi votre adresse e-mail. Ce code vous permettra de recevoir des informations sur l'état d'avancement de votre rapport d'alerte.

1. Allez dans Données d'entreprise > Lancement d'alerte. Cliquez sur le canal concerné et cliquez sur Ouvrir le canal. Vous pouvez aussi utiliser le lien que vous avez reçu pour accéder au canal des lanceurs d'alerte.

2. Cliquez sur Suivre le rapport.

3. Introduisez votre code d'accès privé.

4. Vous pourrez voir le statut de votre rapport.

Pour obtenir une mise à jour ou répondre à un message, saisissez votre message dans le champ Ajouter un commentaire. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Envoyer.

1. Cliquez sur Données d'entreprise > Lancement d'alerte. Une fois que vous avez obtenu le niveau d'accès Lecture et modifications (ou simplement Lecture), vous pouvez accéder aux canaux indiqués comme étant gérés par vous.

2. Vous pouvez consulter tous les rapports d'alerte qui ont été introduits dans le canal.

3. Cliquez sur un rapport pour choisir ce qu'il faut faire : modifier la catégorie, changer le statut du rapport, répondre aux messages, archiver le rapport, etc.

4. Les gestionnaires de rapports peuvent voir les notifications relatives à leurs rapports dans le coin supérieur droit. Ces notifications sont indiquées par un chiffre.