Afhankelijk van je bedrijfsstructuur is het misschien nodig om verschillende toegangsniveaus toe te kennen aan verschillende gebruikersgroepen of individuele gebruikers. Met 'Toegangsniveaus' kun je informatie op werknemersniveau aanpassen en elk van de drie soorten gebruikers verschillende rechten geven voor profielgegevens van werknemers.

⚠️ Toegangsniveaus kunnen alleen worden bewerkt door iemand met een administrator-account.

⚠️ Met 'Toegangsniveaus' heeft het geven van toegang tot iemands gegevens verlenen altijd voorrang op geen toegang verlenen. Als één werknemer bijvoorbeeld geen toegang heeft tot de dienstverbandgegevens van andere werknemers, maar de groep alle werknemers wel toegang heeft, dan krijgt de werknemer van wie de toegang werd geweigerd wel toegang.

Bij 'Toegangsniveaus' zijn werknemers van je bedrijf verdeeld over twee hoofdgroepen en een andere groep waarin ze zijn samengevoegd.

Dit zijn de drie toegangsniveaus:

⚠️ Administrators hebben standaard het recht om alle informatie te lezen en te bewerken. Werknemers kunnen alleen hun persoonlijke informatie lezen en bewerken, maar kunnen slechts een deel van de informatie van de andere werknemers lezen.

Ga naar Mensen > Werknemer > Profielgegevens werknemer om toegang te krijgen tot de profielgegevens van de werknemer.

Er zijn zeven categorieën persoonsgegevens van werknemers:

Als je met je muis over het slotje naast elke gegevenscategorie van het werknemersprofiel beweegt, krijg je een 'Toegangsoverzicht' waarin staat wie dit gedeelte kan lezen of bewerken.

Bij 'Overzicht' kun je het toegangsniveau zien voor elk van de zeven verschillende categorieën van persoonsgegevens van werknemers.

Bij 'Profielgegevens werknemer' kun je per gebruikersgroep het toegangsniveau voor elke categorie bewerken.

Bij elke categorie kun je de toegangsniveaus bewerken voor elke gebruikersgroep.

💡Het I-pictogram naast elke categorie herinnert je eraan welke relatie deze categorie heeft met werknemersgegevens.

Klik op de vervolgkeuzepijl om een van de drie opties te selecteren.

Bevestig je wijzigingen door rechtsboven op 'Wijzigingen opslaan' te klikken.

Dankzij toegangsniveaus kun je de toegang van werknemers tot hun eigen gegevens en die van anderen beheren.

💡 De persoonsgegevens van de meeste werknemers zijn alleen van belang voor henzelf en hun manager. Je kunt dan bijvoorbeeld overwegen om 'Lezen'-toegang te geven tot de contactgegevens voor noodgevallen van alle werknemers, zodat familieleden zo snel mogelijk kunnen worden benaderd in geval van nood.

⚠️ Als administrator kun je in het menu 'Toegangsniveau' toegang krijgen tot de gegevens van alle werknemers. Als je besluit het toestemmingsniveau voor alle werknemers te wijzigen, moet je dit bevestigen. Dit kan namelijk gevolgen hebben voor de gegevens van de werknemers. Je moet dan de naam van de categorie, waarvoor je lees- en bewerkingstoegang wilt geven aan alle medewerkers, in het vak typen en daarna op 'Bevestigen' klikken.

⚠️ Als je lees- en bewerkingstoegang geeft aan alle medewerkers, heeft elke indivduele gebruiker deze mogelijkheid, zelfs als 'Geen toegang' is geselecteerd voor managers en hoger, werknemers of beide.

Beheer de toegangsniveaus van specifieke werknemers en teams nog nauwkeuriger door aangepaste toegang te gebruiken.

Aangepaste toegang heeft altijd voorrang op rechten die aan een werknemer of alle werknemers zijn toegewezen.

💡 Als de groep alle werknemers bijvoorbeeld geen lees- en bewerkingstoegang hebben tot andere bedrijfsinformatie dan die van henzelf, hebben die werknemers wel toegang als je aangepaste toegangsniveaus toekent aan alle leden van het marketingteam.

1. Klik op 'Aangepast toegangsniveau toevoegen'.

2. Selecteer in de rechterzijbalk 'Werknemer' of 'Teams' en klik op het vervolgkeuzemenu om de relevante persoon of het relevante team te selecteren.

📌 Je kunt slechts één aangepaste toegang per keer aanmaken voor een gebruiker of een team.

3. Selecteer bij 'Toegangsniveau' het relevante toegangsniveau voor de gebruiker of het team.

4. Geef toegang aan teams door op de schakelaar te klikken en te selecteren welke teams je toegang wilt geven. Je kunt meerdere teams tegelijk selecteren.

5. Klik op 'Aangepast toegangsniveau toevoegen' om je selectie op te slaan.

6. Op de pagina wordt een samenvatting van het aangepaste toegangsniveau weergegeven.